Archivo Nacional de Costa Rica

Definición

El Archivo Nacional de Costa Rica es la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos la cual administra el patrimonio documental costarricense y colabora con el control del ejercicio notarial del país. Sus fines son preservar y difundir el acervo documental, garantizar el acceso a la información, favorecer la transparencia en la gestión administrativa y sustentar la toma de decisiones.  El trabajo con el patrimonio documental es una parte de su quehacer, pero no la única.  Igual importancia tienen la rectoría del Sistema Nacional de Archivos y la custodia y facilitación de los documentos notariales.  

Misión

El Archivo Nacional es una institución desconcentrada del Ministerio de Cultura y Juventud, que reúne, organiza, conserva, facilita y divulga el patrimonio documental de la Nación, a todos los habitantes de Costa Rica, para acrecentar la identidad nacional; promueve el desarrollo archivístico de las instituciones para una administración más transparente y eficiente, y coadyuva en el control del ejercicio Notarial.

Visión

El Archivo Nacional de Costa Rica, ejercerá plenamente su rol de rector del Sistema Nacional de Archivos y ofrecerá al habitante costarricense, nuevos y mejores servicios, acrecentando el patrimonio con nuevos fondos y colecciones, mediante el rescate, organización, conservación, facilitación y divulgación. Estos retos los asumirá mediante el mejoramiento de su infraestructura física, tecnológica, un marco legal mejorado adaptado a las necesidades actuales y un recurso humano altamente calificado, comprometido con la eficiencia, transparencia y orientada al cliente.

Antecedentes y Ley de Creación

Es en la segunda mitad del siglo XIX cuando se consolida el interés de los costarricenses por preservar su historia, en la figura de don León Fernández Bonilla quien logra la creación de los Archivos Nacionales el 23 de julio de 1881 bajo el gobierno de don Salvador Lara. La etapa de consolidación del Archivo Nacional inició en 1990 con la creación de la Ley No. 7202 del Sistema Nacional de Archivos. Mediante esta Ley se dota a la institución de un marco jurídico que lo convierte en el archivo histórico más grande del país y en el órgano rector del Sistema Nacional de Archivos.

La primera sede de los Archivos Nacionales fue una casa particular. Entre los años 1883 a 1889 permaneció en una oficina del Palacio Nacional, para luego trasladarse al edificio de la Universidad de Santo Tomás, donde tuvo su sede hasta el año 1957.  Posteriormente pasó al edificio María Cristina. Finalmente, en el año 1993, se traslada a un moderno edificio en Zapote rodeado de zonas verdes, libre de contaminación y con todas las condiciones que exige la archivística actual.

La Ley No. 7202 establece, entre otras disposiciones, que las instituciones públicas deberán tener su propio archivo central.  Además crea la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, encargada de dictar lineamientos en la materia, con lo cual queda excluida la posibilidad de destruir o desechar documentos sin previa autorización.  

Más información

Servicios

En línea

• Consulta de base de datos referencial del Archivo Histórico
• Archivo Notarial (protocolos, documentos, consultas, Index)
• Consulta de documentos del Archivo Intermedio
• Biblioteca especializada en Archivísticas y Ciencias Afines

Consulta, reproducción y préstamo de documentos

• Facilitación  y reproducción de documentos históricos.
• Facilitación de documentos del Archivo Intermedio.
• Facilitación de documentos notariales.
• Reproducciones legales y simples de instrumentos públicos.
• Reproducción de documentos del Archivo Intermedio.
• Préstamo de documentos del Archivo Intermedio a las entidades productoras.
• Préstamo y reproducción de material bibliográfico.
• Consulta y reproducción de documentos del Archivo Central.

Capacitación y Rectoría

• Capacitación archivística.
• Asesorías en organización de archivos centrales o de gestión.
• Inspección de archivos.
• Transferencia de documentos declarados con valor científico cultural.
• Transferencias de documentos de los despachos de la Presidencia de la República, Consejo de Gobierno y Ministros de Estado.
• Valoración documental.

Notariales

• Depósito definitivo y temporal de tomos de protocolos notariales y consulares.
• Recepción de índices de instrumentos públicos.
• Secuestro o préstamo de tomos de protocolo o índices notariales por parte de Autoridades Judiciales o de la Dirección Nacional de Notariado.
• Facilitación de documentos notariales.
• Reproducciones legales y simples de instrumentos públicos.

Otros

• Emisión de certificaciones.
• Venta o donación de publicaciones.
• Restauración de documentos.
• Visitas guiadas
• Exposiciones virtuales
• Exposiciones itinerantes
• Publicaciones

Nuestros Archivos  

Archivo Histórico: organiza, facilita y divulga el patrimonio documental de la Nación, constituido por todos aquellos documentos en cualquier soporte que hayan sido declarados con valor científico y cultural por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.  Este departamento conserva en sus depósitos documentos de las siguientes clases: textuales, que constituye la mayor parte; fotografías en positivos, negativos y diapositivas; gráficos como los mapas y planos, afiches, material de pequeño formato; filmes y videos y más recientemente documentos en soporte digital. Es importante destacar que en este archivo histórico se conservan también los documentos notariales, excepto los de 1960 en adelante, los cuales se conservan en el Archivo Notarial.  Más información.

Archivo Intermedio: custodia documentos de los despachos del Presidente de la República y Vicepresidencias, Consejo de Gobierno, despachos de Ministros y Viceministros desde 1990 (art. 53 de la Ley N° 7202); además de fondos de instituciones públicas que han cerrado.  Más información.

Archivo Notarial: encargado de recibir, organizar, conservar y facilitar parte del patrimonio documental con valor para la ciencia y la cultura, constituido por los tomos de protocolos notariales e índices de instrumentos públicos de periodo que fije la Dirección General.  Asimismo coadyuva en el control del ejercicio de la función notarial de acuerdo con lo que dispone la Ley del Sistema Nacional de Archivos y el Código Notarial.   Más información.

Sistema Nacional de Archivos

La Ley No. 7202 crea el Sistema Nacional de Archivos como encargado de establecer las políticas archivísticas del país y recomendar estrategias para un adecuado desarrollo del Sistema.  Formula recomendaciones técnicas sobre la producción y la gestión de documentos, así como sobre la administración de documentos producidos por medios automáticos y además, vela por la óptima organización de los archivos públicos de Costa Rica. 

El Archivo Nacional inspecciona regularmente los archivos centrales y de gestión, ya sea por solicitud de ellos o de oficio. En este último caso, se inspecciona cuando la institución se traslada a otro local, la documentación permanezca en sitios inadecuados, esté desorganizada o se elimina sin la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Además, cuando por el valor de la documentación se juzgue necesario o se tenga conocimiento que una institución va a desaparecer. El objetivo de las visitas de inspección es salvaguardar el patrimonio documental de la Nación y establecer relaciones permanentes con los archivos centrales y de gestión para mejorar la conservación y organización de sus documentos.

Las asesorías en organización de archivos se brindan en forma individualizada y dirigida, únicamente en aquellos archivos centrales en los cuales el encargado carece de formación profesional en archivística, cuando los archivos de gestión de entidades carezcan de un archivo central y en casos especiales ordenados por las autoridades superiores.

El Archivo Nacional en aras de verificar el cumplimiento de las recomendaciones emitidas en los informes de inspecciones y asesorías que brinda al Sistema Nacional de Archivos, efectúa visitas e informes de seguimiento.

Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos

Es un órgano asesor del Archivo Nacional de Costa Rica, creada por la Ley N°. 7202 de 24 de octubre de 1990, cuya base legal está en el capítulo IV de dicha ley. Su función principal es dictar normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico-cultural y resolver consultas sobre eliminación de documentos de los entes productores. Esto lo hace partiendo del insumo proporcionado por las entidades en los instrumentos de valoración previamente establecidos.  

Más información

Políticas y planes 

Más información

Estructura

La Junta Administrativa del Archivo Nacional es la máxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos.  Es un órgano colegiado creado mediante la Ley No. 5574 del 6 de setiembre de 1974 y la Ley No. 7202 del Sistema Nacional de Archivos.  Está conformada por siete miembros, representantes de diversos sectores:

• Ministro de Cultura, Juventud y Deportes, o su representante.
• Ministro de Planificación Nacional y Política Económica, o su representante.
• Un académico representante de la Academia de Geografía e Historia de Costa Rica, escogido por ésta.
• Un profesional en archivística y un profesional en historia. Ambos representarán a las escuelas de esas ciencias existentes en los centros de educación superior estatal, y serán nombrados por el Consejo Nacional de Rectores.
• Un archivista representante de los archivos de las instituciones, que será designado por el Ministro de Cultura y Juventud
• Una persona de reconocida capacidad y experiencia en lo atinente a las funciones propias de la Dirección General del Archivo Nacional, escogida por la Junta Administrativa de ésta, de una terna enviada por el Director General. 

Organigrama Institucional